Como participar de uma reunião de trabalho, confira dicas

Devo apenas ouvir, ficar calado, ou posso contestar o que for discutido?

Outro dia, no final de mais uma capacitação, um participante me questionou se a reunião tinha sido satisfatória. Respondi que o principal objetivo é que as pessoas envolvida apresentem seus trabalhos. São oportunidades para compartilhar resultados, resumindo todo o nosso esforço e onde definimos claramente os objetivos e se eles estão sendo alcançados ou não.

A reação foi positivamente surpreendente para mim. Este não só participou da conversa como também contestou alguns comentários feitos por outros participantes, e os meus. Ao sair da sala o participante me disse que não sabia qual seria a minha reação com relação à atitude de ter falado durante a reunião, mas uma coisa era certa:
- "eu não fui para a reunião para ficar parada apenas ouvindo os demais ou mais, como enfeite."

Se as pessoas são convidadas para uma reunião, elas devem ser participantes, assim entendendo que elas devem se envolver com o que está sendo tratado ali. Isso me fez refletir e diante disso, apresento dicas que podem colaborar com nossas próximas reuniões:


	Não se preparar
	"Para que de fato o encontro seja produtivo é preciso que os profissionais envolvidos se prepararem para ele. Por isso, ao receber uma convocação, notifique-se sobre os assuntos tratados e os objetivos do evento. Se no convite esses aspectos não estiverem descritos, procure o organizador para esclarecê-los. Com as informações nas mãos, vá atrás de saídas e soluções para que elas sejam apresentadas na reunião. Uma atitude que provavelmente será reconhecida pelo gestor, já que demonstrará iniciativa, empenho, além de dedicação. Caso contrário, a única característica que ficará ressaltada é o desinteresse". Jean Pierre Marras, consultor de administração de Recursos Humanos e professor da PUC-SP (Pontifícia Universidade Católica de São Paulo).

	Não saber quando falar e calar
	"Ao participar de uma reunião, é preciso se fazer notar tanto para marcar presença como para expressar sua opinião. No entanto, é fundamental saber quando falar e quando calar. Pedir a palavra para dizer algo que não está ligado à pauta ou para fazer um comentário que nada acrescenta na discussão só para chamar atenção não é uma boa estratégia. Essa intervenção pode prejudicar sua imagem, além de demonstrar desconhecimento e insegurança. O mesmo também acontece quando um profissional sai do encontro sem falar absolutamente nada. Para não errar a mão, a dica é conhecer o ambiente e as pessoas envolvidas e saber ouvir". Cláudio Edward dos Reis, professor de Psicologia Organizacional da Unesp (Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho).

	Não ter objetividade
	"Não é o tempo de uma reunião que determina sua produtividade. Ao contrário, quanto mais objetivo for o encontro, mais eficiente ele será. O ideal é que o evento tenha não só hora para começar, mas também para acabar, e é fundamental que esses limites sejam cumpridos. Uma responsabilidade que não se restringe apenas ao gestor. Os profissionais participantes também devem ficar atentos ao horário. Todos têm direito de emitir opinião, mas cada um deles tem o compromisso de fazê-lo de forma clara e objetiva. O tempo é um recurso caro, além do mais não é só a sua disponibilidade que está em jogo. Por isso fique atento ao que acontece. Nada de conversas paralelas ou de desviar o foco central da reunião para discutir assuntos de forma paralela". Reinaldo Passadori, especialista em Comunicação Verbal

	Não prestar atenção
	"É extramente importante prestar atenção em tudo o que é dito na reunião. Afinal, você poderá ser cobrado daquilo a qualquer momento. Em casos de dúvidas, não tenha medo de perguntar. Mas, se as questões não estiverem relacionadas ao assunto pautado, deixe para abordar o gestor ao final do encontro. Para garantir que não esqueça de nada do que foi abordado, anote as orientações. Ao sair da reunião, é recomendável refletir sobre tudo o que foi discutido e traçar os próximos passos profissionais. Se você não seguir as direções do gestor, sua credibilidade pode ser abalada. A realização das atividades por parte dos funcionários minimiza as cobranças do gestor". Cristiane Cortez, consultora do IBTA Carreiras.

	Não saber ouvir e fazer críticas
	"É comum que numa reunião haja confronto de idéias. Mas é preciso ter postura tanto para receber como para fazer críticas. Caso contrário, você pode perder a razão na discussão, além de transmitir aos participantes uma postura de inflexibilidade, agressividade ou até mesmo de chatice. Uma atitude que, ao invés de colaborar com o desenvolvimento da reunião, só tende a atrapalhar. Espere a conclusão de uma idéia antes de pedir a palavra para fazer a intervenção. Saiba aceitar as críticas, pondere os pontos positivos das observações e conclua com a defensiva. Ao fazer críticas, evite as expressões "mas" e "não concordo", elas abalam a resistência emocional do criticado. Deixe de lado os ataques infundados e as pressões com base em problemas pessoais". Reinaldo Polito, mestre em ciências da comunicação, palestrante e professor de expressão verbal.

	Desviar a atenção com posturas corporais
	"Alguns comportamentos e posturas podem comprometer o desenvolvimento da reunião. Manias como bater os dedos na mesa, os pés no chão ou abrir e fechar a tampa da caneta repetidamente até podem parecer inofensivas, mas geralmente elas desviam a atenção dos demais participantes e, consequentemente, colocam em xeque o rendimento do encontro. As conversas paralelas, risos, cochichos ou bilhetinhos também devem ser banidos, mesmo quando se referem ao o mesmo assunto do evento. Ou você comenta com todos os participantes ou permanece em silencio. Se a reunião está cansativa e o sono já começa a incomodar, opte por anotar o que está sendo falado. Nada de ficar fazendo desenhos ou mexendo no computador. Demonstrar desinteresse sobre a reunião pode ser um grande erro, além de transparecer falta de maturidade e comprometimento profissional". ássima Ferreira, psicóloga e professora da Fundação Dom Cabral.

	Atender o celular
	"Não esqueça de desligar o celular. Ao entrar numa reunião, essa é a primeira atitude que deve ser tomada. O toque do telefone móvel no decorrer do encontro pode atrapalhar o ritmo das discussões. Se você espera uma ligação importante, o ideal é avisar o gestor a respeito do ocorrido antes de iniciar a reunião. Nesses casos, opte por deixar o telefone no silencioso. Caso ele toque, não o atenda se abaixando na cadeira. Peça licença e saia da sala". Igor Schultz, gerente da Page Personnel, filial do grupo Michãl Page International - que faz recrutamento especializado.

	Propagar as informações discutidas na reunião
	"Todo e qualquer comentário referente ao assunto pautado deve ser discutido na reunião. Nada de omitir a participação e deixar para tecer opiniões nos corredores. A roupa suja deve ser lavada, passada e guardada no encontro. Há ainda reuniões com caráter sigiloso. Nesse caso, a discrição deve ser ainda maior. Propagar os assuntos discutidos dentro da reunião não é uma atitude nada ética. Além do mais, o profissional pode perder a credibilidade junto ao gestor ou empresa". Fernando Henrique da Silveira Neto, especialista em desenvolvimento gerencial e professor do FGV Management.