Mas, porque falar de e-mail se hoje o tema é Redes Sociais?
Esse é um assunto bem importante. Embora o uso de redes sociais esteja aumentando cada vez mais, isso não significa que as empresas deixarão de utilizar o serviço de e-mail tradicional. Ainda é comum muitas empresas proibirem o uso de redes sociais no ambiente de trabalho. Isso significa que você não poderá utilizar uma rede social para realizar a troca de documentos confidenciais, contratos ou materiais relativos a compra e venda de serviços, produtos, processos, etc...
Analisando esse contexto, percebemos a importância em levar a rotina de envio e recebimento de e-mail's para a sala de aula. Provavelmente esta atividade estará em entre suas futuras rotinas/atribuições profissionais.
Sendo assim, é fundamental entendermos que qualquer e-mail, mesmo que seja para tratar de assuntos informais, ainda são considerados documentos e portanto, merecem a nossa atenção.
Analisando esse contexto, percebemos a importância em levar a rotina de envio e recebimento de e-mail's para a sala de aula. Provavelmente esta atividade estará em entre suas futuras rotinas/atribuições profissionais.
Sendo assim, é fundamental entendermos que qualquer e-mail, mesmo que seja para tratar de assuntos informais, ainda são considerados documentos e portanto, merecem a nossa atenção.
Por isso, vamos relacionar alguns pontos. Observe-os e leia atentamente as lições apresentadas abaixo, elas serão bastante uteis muito em breve no curso do CDI Comunidade que você frequenta.
a. Título do e-mail - Muitas mensagens são deletadas porque chegam com o título em branco ou inadequado. Títulos como "Não esqueça"; "Conto com você" etc, talvez levem o usuário a pensar que pode ser algum vírus pronto para atacar.
b. Saudação - Inicie a mensagem, cumprimentando o destinatário. "Caro João, boa tarde!", "Prezados gestores! Bom dia a todos!". A saudação também deve ser feita no final. Você pode usar expressões como: "Atenciosamente!", "Grato pela atenção".
c. Público-alvo - Ao produzir um e-mail corporativo, você precisa pensar no público-alvo que receberá a mensagem (direta ou indiretamente - pois o e-mail pode ser encaminhado a outras pessoas, caso o receptor não possa resolver a solicitação). Se o assunto for de interesse dos gerentes, por exemplo, aborde as temáticas condizentes apenas a eles. Se for o caso, as lideranças poderão disseminar a informação em reuniões presenciais e se tornarem agentes multiplicadores.
d. Estrutura da mensagem - A estrutura da redação do e-mail facilita a leitura e a compreensão da mensagem. Não confunda objetividade com economia de linhas digitadas. Há momentos em que se torna indispensável um e-mail mais longo, para que o receptor não fique com dúvidas. Por isso, a mensagem deve ter início, meio e fim. Ou seja, uma ordenação de ideias. Deixe linhas (espaçamento) entre a saudação, os parágrafos e a assinatura. Ponto final nas frases e virgula são imprescindíveis para a compreensão da mensagem. Caso exista dúvida sobre a grafia de uma palavra, o dicionário ou o próprio Google é um ótimo amigo nesses momentos.
e. Grafia - Não digite seu e-mail apenas em letras maiúsculas, POIS A MENSAGEM PODE PASSAR UM TOM AGRESSIVO... (percebem?). Tampouco não recorra apenas às letras minúsculas, uma vez que a mensagem transmitirá a impressão de descaso e até de preguiça.
f. Destaque do assunto - Para enfatizar algum detalhe ou assunto, você pode colocar palavras-chaves em itálico, negrito ou sublinhado. Por exemplo: A partir do dia 10 de setembro, o uso do crachá será obrigatório para todos os funcionários.
g. Anexos - Caso seja preciso enviar um documento anexo, não há problema algum. No entanto, só anexe se for realmente preciso. Dê preferência a textos do Word em modo de compatibilidade e evite o envio de imagens para não deixar a mensagem "pesada". Caso necessário, envie link de álbuns virtuais conhecidos como Picasa ou Flicker.
h. Origem da Mensagem - Nunca deixe de assinar sua mensagem em um e-mail. Coloque seu nome, cargo e número de telefones. Principalmente se o e-mail é institucional e esta solicitando algum retorno. Lembre-se que o e-mail pode ser encaminhado a outra pessoa. Quando se trata de um e-mail institucional, utilizado por várias pessoa, a identificação torna a mensagem pessoal. Nos relacionamos com as pessoas que trabalham nas instituições e não apenas com as instituições. Por isso, identificar-se é muito importante.
Exemplo:
[Fulano de Tal]
[Cargo] - [nome da instituição]
Telefone: (+55 51) 0000.0000 - 0000.0000
E-mail: instituicao@instituicao.com.br
i. Leitura e Interpretação - Leia atentamente o assunto do e-mail. Geralmente, quanto mais extenso, mais será exigido sua atenção. Em algumas situações, as mensagens podem trazer mais de uma informação e por isso a atenção na leitura deve ser redobrada.
Uma dinâmica bem útil é durante a leitura do e-mail, isolar as informações compreendidas em pequenos itens. Veja:
Imagine-se trabalhando em um departamento de marketing, onde sua resposta, pode mudar todo o trabalho de outras 12 pessoas direta ou indiretamente envolvidas. Já imaginou se não responde com cópia para os demais envolvidos? o que pode acontecer?
l. Spam, ninguém precisa receber - Evite isso. Assim seu tempo dedicado as atividades relacionadas ao trabalho serão mais produtivas. Não mande e-mails não solicitados: correntes, avisos de vírus, propagandas, etc., pois elas geram trafego inútil entre os usuários de e-mail.
l. Procure ser Ético, relacione-se bem - Evite flames (brigas). Não envie ou responda a material provocativo. Nunca ofenda, xingue ou difame alguém. Não esqueça que você é responsável pelo que diz e pelo que escreve. Um e-mail difamando um colega, chefe ou terceiros pode ser usado contra você e lhe custar seu emprego.
m. Procure sempre responder, sempre! - Reflita sobre as informações que você recebe, e responda. Se você precisa de um tempo para encaminhar a resposta, de um retorno explicando isso, por exemplo:
Outras dicas serão postadas, fique atento e visite novamente o blog do CDI Comunidade RS.
i. Leitura e Interpretação - Leia atentamente o assunto do e-mail. Geralmente, quanto mais extenso, mais será exigido sua atenção. Em algumas situações, as mensagens podem trazer mais de uma informação e por isso a atenção na leitura deve ser redobrada.
Uma dinâmica bem útil é durante a leitura do e-mail, isolar as informações compreendidas em pequenos itens. Veja:
a. Essa informação é apenas para meu conhecimento;j. E-mail destinado a um grupos de trabalho - Vamos citar um exemplo para ficar mais fácil a compreensão: Você esta trabalhando em conjunto com uma equipe. É comum você receber um e-mail que foi destinado a várias outras pessoas. Em algumas situações, você terá que encaminhar uma resposta para quem enviou o e-mail e manter as demais em cópia, para que esses se situem do assunto ali tratado.
b. Essa outra é para repassar a outras pessoas;
c. Esta vai demandar uma solução. Preciso então, resolver "algo" e encaminhar um retorno. Como, por exemplo, uma resposta ao destinatário;
Imagine-se trabalhando em um departamento de marketing, onde sua resposta, pode mudar todo o trabalho de outras 12 pessoas direta ou indiretamente envolvidas. Já imaginou se não responde com cópia para os demais envolvidos? o que pode acontecer?
l. Spam, ninguém precisa receber - Evite isso. Assim seu tempo dedicado as atividades relacionadas ao trabalho serão mais produtivas. Não mande e-mails não solicitados: correntes, avisos de vírus, propagandas, etc., pois elas geram trafego inútil entre os usuários de e-mail.
l. Procure ser Ético, relacione-se bem - Evite flames (brigas). Não envie ou responda a material provocativo. Nunca ofenda, xingue ou difame alguém. Não esqueça que você é responsável pelo que diz e pelo que escreve. Um e-mail difamando um colega, chefe ou terceiros pode ser usado contra você e lhe custar seu emprego.
m. Procure sempre responder, sempre! - Reflita sobre as informações que você recebe, e responda. Se você precisa de um tempo para encaminhar a resposta, de um retorno explicando isso, por exemplo:
Prezado fulano,
Li seu e-mail e vou retornar as solicitações assim que possível.
Atenciosamente,
Ciclano de tal
Outras dicas serão postadas, fique atento e visite novamente o blog do CDI Comunidade RS.
